Pusat Penjaminan Mutu (P2M)
Tentang

Sistem Penjaminan Mutu STAKat Negeri Pontianak dilaksanakan dengan standar penjaminan mutu yang telah ada dan mengacu kepada Surat Keputusan Ketua Sekolah Tinggi Agama Katolik Negeri Pontianak Nomor 10.3 Tahun 2020 tentang Kebijakan Mutu, Surat Keputusan Ketua Sekolah Tinggi Agama Katolik Negeri Pontianak Nomor 30.2 Tahun 2020 tentang Manual Mutu, Surat Keputusan Ketua Sekolah Tinggi Agama Katolik Negeri Pontianak Nomor 45.4 Tahun 2020 tentang Standar Mutu, Surat Keputusan Ketua Sekolah Tinggi Agama Katolik Negeri Pontianak Nomor 04.1 Tahun 2021 tentang Standar Pelampauan SN-Dikti, Formulir Mutu dan Surat Keputusan Ketua Sekolah Tinggi Agama Katolik Negeri Pontianak Nomor 36.2 Tahun 2021 tentang Struktur Kerja di Pusat Penjaminan Mutu.

Sistem penjaminan mutu di STAKat Negeri Pontianak ada di bawah kendali Pusat Penjaminan Mutu (P2M) Sekolah Tinggi Agama Katolik Negeri Pontianak. Tugas dari P2M adalah memastikan sistem penjaminan mutu berjalan sesuai sistem PPEPP. Untuk menjamin sistem PPEPP berjalan maka ditetapkanlah Organ SPMI yang diisi oleh Kepala, Sekretaris, Tim Audit, Penjamin Mutu Program Studi, dan Tim Akreditasi. Berikut adalah bentuk atau gambaran struktur organisasi kerja di P2M:

Alamat

:

Jl. Parit H. Mukhsin II, Sungai Raya, Kabupaten Kubu Raya, Kalimantan Barat 78121

Telp

:

(0561) 671-0424

Email

:

p2m@stakatnpontianak.ac.id

Website

:

https://p2m.stakatnpontianak.ac.id

Kunjungi Laman P2M
Asas
  1. Bertujuan untuk mencapai kondisi hasil dan proses kerja yang bermutu secara konsisten dengan menerapkan prinsip perbaikan mutu secara terus-menerus (CQI-continuous quality improvement).
  2. Menjunjung tinggi norma dan etika akademik.
  3. Mengutamakan prinsip kesetaraan, kejujuran, keterbukaan, dan keadilan.
  4. Memberi kebebasan kepada unit kerja pelaksana kegiatan akademik untuk menyusun standar, prosedur dan persyaratan secara mandiri sesuai dengan kebutuhannya dengan mengacu pada pedoman/standar yang berlaku di tingkat Sekolah Tinggi
Tujuan Penetapan & Pelaksanaan SPMI
  1. Memastikan tercapainya dan/atau terlampauinya standar pendidikan tinggi di STAKat Negeri Pontianak.
  2. Sebagai acuan dalam mengembangkan standar mutu akademik dan non-akademik
  3. Menumbuhkan budaya mutu akademik
Strategi Pelaksanaan SPMI
  1. Membentuk dan memfungsikan lembaga yang berwenang dan bertanggungjawab untuk menerapkan SPMI dan memonitor penerapannya sesuai dengan prinsip GUG (Good University Governance)
  2. Menyusun dan menetapkan kebijakan dan standar mutu serta prosedur penjaminan mutu
  3. Menerapkan semua prosedur dan mekanisme untuk mencapai standar mutu secara fleksibel tanpa mengubah tujuan.
  4. Mendokumentasikan semua kebijakan, prosedur, dan standar mutu dengan baik dan dapat diakses dengan mudah oleh semua civitas akademika dan stakeholders lain.
  5. Mendokumentasikan semua bukti implementasi pencapaian dan pelampauan standar.
  6. Membangun dan menjaga hubungan koordinasi dan jejaring kerja (networking) yang efektif dan konstruktif dengan badan/institusi eksternal, terutama Badan Akreditasi Nasional dan Lembaga Profesi lainnya dalam penerapan SPMI
  7. Melakukan benchmarking yang efektif untuk meningkatkan mutu STAKat Negeri Pontianak
Proses Pelaksananaan Mutu di STAKat Negeri Pontianak
1. Penetapan

Manual penetapan Standar SPMI merupakan tahapan ketika seluruh Standar SPMI dirancang, dirumuskan dan ditetapkan hingga disahkan oleh Ketua Sekolah Tinggi Agama Katolik (STAKat) Negeri Pontianak dengan Surat Keputusan Ketua. Standar SPMI berisi tentang pernyataan kualitatif dan/atau kuantitatif yang dapat diukur pencapaian atau pemenuhannya oleh seluruh pelaksana penjaminan mutu di seluruh unit kerja. Maka secara umum manual penetapan Standar SPMI mencakup aspek kegiatan pendidikan tinggi yang meliputi penjaminan mutu akademik dan non akademik sebagai dasar implementasi SPMI di seluruh unit kerja penyelenggaraan pendidikan di STAKat Negeri Pontianak.

Tujuan dari penetapan standari ini acuan dasar dalam pelaksanaan SPMI dalam rangka mewujudkan visi dan misi STAKat Negeri Pontianak. Acuan dasar tersebut meliputi:

  1. Kriteria minimal dari berbagai aspek yang terkait dengan penyelenggaraan pendidikan tinggi di STAKat Negeri Pontianak agar dapat meningkatkan kinerja dalam memberikan pelayanan pendidikan dan sebagai perangkat untuk terwujudnya budaya mutu di STAKat Negeri Pontianak.
  2. Sebagai acuan dalam merancang, merumuskan dan menetapkan berbagai standar di Program Sarjana dan Program Magister STAKat Negeri Pontianak;
  3. Pemandu bagi para pejabat struktural dan/atau unit SPMI di STAKat Negeri Pontianak, dosen, serta tenaga kependidikan dalam mengimplementasikan SPMI STAKat Negeri Pontianak sesuai dengan tugas dan wewenang masing-masing sehingga terwujud budaya mutu;
  4. Bukti tertulis bahwa SPMI di STAKat Negeri Pontianak telah siap diimplementasikan

Berdasarkan Permenristekdikti No 62 Tahun 2016, Standar SPMI disusun dan ditetapkan oleh P2M, Ketua, dan Senat STAKat Negeri Pontianak. Adapun prosedurpenetapan dan pemenuhan standar mutu melalui mekanisme sebagai berikut:

  1. Ketua memberi perintah kepada P2M untuk menyusun Draft Manual SPMI.
  2. P2M mengumpulkan referensi dan pustaka untuk menyusun Draft Manual SPMI sesuai dengan Karakter STAKat Negeri Pontianak.
  3. Pembuatan Draft Manual SPMI harus mengacu pada Visi dan Misi STAKat Negeri Pontianak, rencana dan strategi STAKat Negeri Pontianak, dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
  4. P2M menyusun Draft manual SPMI berdasarkan beberapa referensi dan masukan berbagai pihak, dalam hal ini mengacu pada kebutuhan masing-masing unit kerja.
  5. Penyusunan Draft SPMI juga harus memperhatikan Perumusan standar harus mengikuti kaidah ABCD (Audience, Behaviour, Competence, dan Degree) dan KPI (Key, Performance, Indicators).
  6. Penyusunan Standar SPMI juga disusun berdasarkan kelampauan dari minimal standar dalam rangka meningkatkan budaya mutu.
  7. P2M memberikan Draft Manual SPMI kepada Ketua
  8. Ketua memberikan Draft Manual SPMI kepada Senat untuk dipelajari.
  9. Senat memberikan saran dan masukan untuk perbaikan kepada Ketua.
  10. Ketua memberikan kepada P2M untuk diperbaiki kemudian perbaikan diserahkan kepada Ketua untuk diteruskan kepada Senat.
  11. Senat memberikan persetujuan (apabila pada poin 8 Senat langsung menyetujui, maka tidak diperlukan perbaikan).
  12. Persetujuan Senat diserahkan pada Ketua.
  13. Ketua mengeluarkan Peraturan Ketua sebagai bukti keabsahan pemberlakuan Manual SPMI.
  14. Diadakan sosialisasi dan publikasi terbuka oleh P2M pada seluruh Unit Kerja.
2. Pelaksanaan

Pelaksanaan/Pemenuhan standar adalah ukuran, spesifikasi, patokan sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar yang harus dipatuhi, dikerjakan, dipenuhi pencapaiannya. Pemenuhan Standar manual pelaksanaan SPMI ditetapkan agar:

  1. Standar SPMI yang telah ditetapkan dalam penyelenggaraan Pendidikan Tinggi di tingkat STAKat Negeri Pontianak menjadi acuan/panduan pelaksanaan setiap unit Kerja;
  2. Menjadi standar mutu dalam upaya menciptakan Budaya Mutu dalam penyelenggaraan pendidikan Tinggi di lingkup STAKat Negeri Pontianak secara terus menerus dan berkelanjutan sehingga meniadakan penyimpangan dalam pelaksanaan.

Adapun pihak yang melaksanakan pemenuhan Standar SPMI antara lain:

  1. Unsur pimpinan dengan bidang pekerjaan yang diatur berdasarkan tugas pokok dan fungsinya serta standar yang diberlakukan.
  2. Dosen dan tenaga kependidikan berdasarkan tugas dan fungsinya serta standar yang diberlakukan.
  3. Mahasiswa berdasarkan tugas dan fungsinya serta standar yang diberlakukan.
  4. Alumni dalam hal keterlibatan aktif dalam membangun almamater.

Sementara itu, prosedur pelaksanaan pemenuhan standar SPMI dilakukan melalui tahap berikut ini.

  1. Ketua mengesahkan dengan mengeluarkan Peraturan Ketua.
  2. P2M memberi sosialisasi dan Publikasi pada seluruh pihak-pihak terkait (unsur pimpinan dan perwakilan unit kerja).
  3. Seluruh unsur Pimpinan (Wakil Ketua I, Wakil Ketua II, Wakil Ketua III, Kepala Bagian, para kasubbag, dan para Kaprodi) mempelajari isi standar untuk kemudian dipahami juga diterapkan dan dilaksanakan di masing-masing unit kerjanya.
  4. Seluruh unsur Pimpinan, Dosen, Tenaga Kependidikan dan Mahasiswa melaksanakan standar yang telah ditetapkan, diberlakukan dan disosialisasikan
3. Evaluasi

Evaluasi mencakup evaluasi kesesuaian mutu, baik standar maupun prosedur, dilakukan melalui pelaksanaan monitoring, evaluasi diri dan audit mutu internal dalam satu siklus untuk mengukur gap mutu capaian standar. Evaluasi ini berlaku terhadap seluruh tahapan evaluasi yang terdiri dari monitoring, evaluasi diri dan audit mutu internal. Evaluasi digunakan untuk menetapkan mekanisme evaluasi terhadap pelaksanaan standar SPMI di lingkungan STAKat Negeri Pontianak dan sebagai upaya perbaikan efektivitas sistem manajemen mutu, penilaian peluang perbaikan serta peningkatan performa organisasi.

Pihak yang melaksanakan evaluasi standar SPMI antara lain:

  1. Unsur pimpinan dengan bidang pekerjaan yang diatur berdasarkan tugas pokok dan fungsinya serta standar yang diberlakukan.
  2. Dosen dan tenaga kependidikan berdasarkan tugas dan fungsinya serta standar yang diberlakukan.
  3. Mahasiswa berdasarkan tugas dan fungsinya serta standar yang diberlakukan
  4. Alumni dalam hal keterlibatan aktif dalam membangun almamater.

Sementara itu, prosedur pelaksanaan evaluasi dijabarkan sebagai berikut:

  1. P2M membuat tim untuk menyusun pedoman Evaluasi diri dan evaluasi kinerja sebagai acuan untuk diberlakukan di masing-masing unit kerja.
  2. Masing-masing unsur pimpinan memerintahkan kepada Dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa untuk mengisi Form koreksi diri/evaluasi diri dan kinerja, alumni diminta untuk terlibat dalam hal-hal tertentu sepanjang membantu pengembangan mutu STAKat Negeri Pontianak.
  3. Dosen, Tenaga Kependidikan, Mahasiswa mengisi formulir evaluasi yang sudah disediakan di masing-masing unit Kerja.
  4. Formulir evaluasi yang telah diisi dikumpulkan di masing-masing unit kerja kepada orang yang telah ditunjuk pimpinan unit kerja.
  5. Formulir yang telah dikumpulkan kemudian dicatat dan diserahkan pada Tim Evaluasi untuk diteruskan pada P2M
  6. Tim Evaluasi mengambil tindakan korektif terhadap setiap pelanggaran atau penyimpangan dari isi standar.
  7. Tim Evaluasi mencatat atau merekam semua tindakan korektif yang diambil.
  8. P2M memantau terus menerus efek dari tindakan korektif tersebut, misalnya apakah kemudian penyelenggaraan pendidikan kembali berjalan sesuai dengan isi standar.
  9. P2M membuat laporan tertulis secara periodik tentang semua hal yang menyangkut pengendalian standar.
  10. P2M Melaporkan hasil dari pengendalian standar itu kepada pimpinan dan kepala unit kerja, disertai saran atau rekomendasi.
4. Pengendalian

Lingkup pengendalian standar SPMI berlaku terhadap seluruh pengambilan keputusan terkait tindakan perbaikan di STAKat Negeri Pontianak terkait dengan ketidaksesuaian yang muncul selama proses pelaksanaan standar yang berhubungan dengan pelanggan internal maupun eksternal STAKat Negeri Pontianak. Tujuan dari pengendalian Standar SPMI antara lain sebagai acuan dalam pelaksanaan pengendalian terhadap pelaksanaan standar bagi pihak-pihak yang melaksanakan pengendalian terhadap pelaksanaan standar.

Pihak-pihak yang melaksanakan pengendalian Standar SPMI antara lain:

  1. P2M sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya pada sekolah tinggi dan gugus kendali mutu pada aras program studi.
  2. Unsur pimpinan di lingkungan STAKat Negeri Pontianak dengan bidang pekerjaan yang berkaitan dengan standar yang ada.
  3. Mereka yang secara eksplisit disebut di dalam pernyataan standar yang ada

Adapun alur pelaksanaan pengendalian mutu sebagai berikut:

  1. Pelaksanaan Pengendalian Standar Mutu, dilaksanakan dengan Rapat Tinjauan Manajemen.
  2. P2M melaporkan kepada Ketua untuk melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen
  3. Ketua memerintahkan kepada subbagian AUK dengan sepengetahuan Kabag AUAK untuk membuat dan menyebarkan undangan Rapat Tinjauan Manajemen kepada seluruh unsur Pimpinan, Dosen, Tenaga Kependidikan.
  4. Ketua melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen dengan agenda kebijakan.
  5. P2M mencatat semua hasil rapat pengendalian/Tinjauan Manajemen dalam bentuk notulensi.
  6. P2M menyerahkan laporan dalam bentuk notulensi kepada Ketua
  7. Ketua menetapkan hasil dari pengendalian dalam rapat tinjauan manajemen tersebut.
  8. Penetapan hasil harus dipublikasikan pada masing-masing Unit sebagai bahan pertimbangan guna melakukan pengembangan.
  9. Manual Peningkatan/Pengembangan standar SPMI.
5. Peningkatan

Lingkup pengendalian mencakup pelaksanaan isi setiap standar dalam satu siklus berakhir, dan kemudian standar tersebut ditingkatkan mutunya. Siklus setiap standar adalah satu tahun untuk semua standar. Pihak yang melaksanakan peningkatan/pengendalian standar SPMI antara lain:

  1. Pusat Penjaminan Mutu sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya pada aras sekolah tinggi dan gugus kendali mutu pada aras program studi.
  2. Unsur pimpinan di lingkungan STAKatN Pontianak dengan bidang pekerjaan yang berkaitan dengan standar yang ada.
  3. Mereka yang secara eksplisit disebut di dalam pernyataan standar yang ada.

Pengembangan standar mutu dilaksanakan dengan Rapat Manajemen dengan prosedur sebagai berikut.

  1. P2M membuat draft pengembangan mutu berdasarkan notulensi Rapat Tinjauan manajemen dan arah kebijakan pengembangan mutu STAKat Negeri Pontianak sebagai bahan kebijakan yang akan diambil dalam rapat manajemen
  2. P2M melaporkan kepada Ketua untuk melaksanakan Rapat Manajemen
  3. Ketua memerintahkan kepada bagian AUAK dengan sepengetahuan Kabag AUK untuk membuat dan menyebarkan undangan Rapat Manajemen kepada seluruh unsur Pimpinan, Dosen, Tenaga Kependidikan
  4. Ketua melaksanakan Rapat Manajemen dengan agenda pengembangan
  5. P2M menyusun Rumusan standar yang baru berdasarkan hasil pengembangan dalam Rapat Manajemen
  6. P2M menyerahkan laporan dalam bentuk perumusan standar yang baru kepada Ketua
  7. Ketua menetapkan standar mutu baru yang sudah ditingkatkan.